Projectplan inkoop energie 2012 t/m 2014

Aanpak
Het nieuwe elektriciteit- en aardgascontract moeten minimaal:

• de meeste scherpe tarieven tot stand brengen waarbij een risicoprofiel wordt gehanteerd welke past binnen het algemene beleid van scholen;
• een maximale speelruimte hebben in daadwerkelijke afname. Dit zowel wat betreft volume als profiel. Voorbeelden hiervan zijn verhuizen, uitbreiden of juist afstoten van aansluitingen;
• alle wet- en regelgeving respecteren.

Rekeninghoudend met deze doelstellingen wordt uitgegaan van een aanpak waarbij een Europese Aanbesteding voor een contract voor drie jaar wordt gehanteerd. Er is gekozen voor een openbare procedure. Op zo gunstig mogelijke momenten worden de tarieven vastgelegd. De tariefstelling voor de opslagen op de handelsmarkten wordt via een elektronische veiling vastgesteld.  

Strategie
In besprekingen binnen de energiecommissie worden de uitgangspunten voor het tenderdocument en de inkoopstrategie vastgelegd. Punten van aandacht vormen onder andere: facturering, meetwaarden, betalingstermijn, aantal inkoopmomenten, flexibiliteit bij verhuizingen of uitbreidingen.
Al deze eisen en wensen worden door Hellemans Consultancy geïnventariseerd en in een later stadium verwerkt in het leveringscontract.

Voor de Europese Aanbesteding moeten tijdens de vorming van een inkoopstrategie de volgende zaken worden vastgelegd:

• selectie-eisen en selectieprotocol: noodzakelijk voor de selectie van mogelijke leveranciers;
• gunningscriteria en gunningsprotocol: noodzakelijk  voor de keuze van de aanbieding.

Hieronder volgt op enkele van deze activiteiten een korte toelichting.

Ad a) Inventariseren van verbruiksgegevens
Schoolbesturen moeten voor alle aansluitingen de laatste jaarafrekening voor kleinverbruikaansluitingen en de laatste 12 nota’s voor grootverbruikaansluitingen aanleveren.

Met deze gegevens wordt de totale hoeveelheid in te kopen elektriciteit en aardgas bepaald. Deze totale hoeveelheid zal worden uitgebreid met een prognose van afname over de looptijd van de leveringsovereenkomst.

Ad b) Opstellen offerteaanvraag en leveringsovereenkomst
Er zal in basis gebruik worden gemaakt van een offerteaanvraag van Hellemans Consultancy welke speciaal voor Europese aanbestedingen in de energiemarkt is ontwikkeld en juridisch getoetst is door diverse partijen. Leveringsvoorwaarden, algemene voorwaarden en kleine lettertjes van de leverancier worden per definitie uitgesloten. De offerteaanvraag zal op maat worden gemaakt en aangevuld met de eisen en wensen zoals deze zijn geïnventariseerd in de voorbereidingsfase.

Ad c) Aankondigingen op Tender European Daily / aanbestedingskalender
Hellemans Consultancy zal gedurende de aanbestedingsprocedure als penvoerder optreden en als centraal aanspreekpunt voor gegadigden fungeren.

Ad j) Elektronisch aanbesteden en veilen
Het gehele proces van communicatie met inschrijvers (leveranciers) c.q. gegadigden zal plaatsvinden via het aanbestedingsplatform van Negometrix. De inschrijvers ontvangen daarvoor een unieke inlogcode waarmee zij alle stukken, nota van inlichtingen etc. kunnen ophalen. Via dit systeem wordt voorkomen dat een inschrijver niet of later informatie ontvangt dan de overige inschrijvers. Daarnaast kunnen inschrijvers ook hun aanbieding via het aanbestedingsplatform uploaden en wensen beantwoorden. Dit maakt dat de kans op fouten tijdens het beoordelingsproces wordt geminimaliseerd.

Hellemans Consultancy heeft een eigen account op dit aanbestedingsplatform en heeft zelf de expertise om de aanbesteding op dit platform in te richten en klaar te maken voor een veiling.

Het inkoopresultaat is mede afhankelijk van de methodiek van inkopen. Het gebruiken van een veiling heeft daarbij onze voorkeur. Wanneer daarbij een veiling wordt gebruikt die leveranciers goed kennen zoals die van Negometrix komt dit het resultaat alleen ten goede. Hellemans Consultancy heeft deze veilingtool al tientallen malen succesvol bij Europese Aanbestedingen van energie gehanteerd.

Ad n) Overdragen documentatie (Europese Aanbesteding)
Na gunning zal het proceduredossier door Hellemans Consultancy ter archivering aan alle schoolbesturen digitaal op CD-ROM worden overgedragen. Op grond van de toepasselijke EG-richtlijnen geldt een archiveringsplicht voor tenminste vijf jaren.

Tijdens het contractmanagement moeten o.a. de volgende zaken worden uitgevoerd:

• a) Implementeren inkoopstrategie
• b) Uitvoeren inkoopstrategie: volgen van tarieven energiemarkt en kopen op zo gunstig mogelijk marktmoment
• c) Evaluatie inkoopmomenten
• d) Informatiesessie

Ad b) Uitvoeren inkoopstrategie
Het volgen van de markt en klikken op zo gunstig mogelijke momenten zal uiteindelijk voor 90% het tarief voor het volgende jaar bepalen. In de afgelopen jaren hebben de tarieven van elektriciteit en aardgas de nodige pieken en dalen gehad. In grafiek 1 is de ontwikkeling van de elektriciteitstarieven voor levering in 2012 t/m 2015 weergegeven. Dit betekent dat er dus in 2011 gekeken wordt naar gunstige momenten en het totale volume in delen vastgezet kan worden voor 2012. Steeds in het jaar voorafgaand aan het leveringsjaar zijn de tarieven voor het leveringsjaar bekend. Indien de tarieven voor 2013 t/m 2014 ook gunstig zijn kunnen die ook vastgezet worden.

Een voorbeeld om dit te verduidelijken: Een voorbeeld om dit te verduidelijken: Voor levering van elektriciteit in 2011 is het verschil tussen het goedkoopste en duurste inkoopmoment voor verbruik dag
€ 69,18/MWh en voor nacht/weekend € 39,93/MWh. Voor een school met 100.000 kWh dag en 35.000 kWh nacht/weekend is dit een kostenverschil van ruim € 8.300 excl. BTW.

Dit is dus het verschil wat met een doordachte inkoopstrategie gemanaged moet worden. Het verkrijgen van marktinformatie is daarbij van essentieel belang. Deze informatie wordt dagelijks door Hellemans Consultancy verkregen via o.a.

• Abonnement op Reuters, 24 uur per dag prijsinfo over alle energievormen ter wereld;
• Abonnement op Heren, 24 uur per dag prijsinfo over alle energievormen ter wereld;
• Abonnement op Energeia voor dagelijks nieuws in de Nederlandse en Belgische markt;
• Endex, dagelijks en vrij toegankelijk;
• Via onze kantoren in Duitsland, België en Engeland ontvangen wij dagelijks prijsinformatie vanuit de internationale markt. Nederland importeert en exporteert energie naar deze landen. Dit heeft direct en indirect zijn invloed op de Nederlandse energiemarkt;
• De analisten van Hellemans Consultancy hebben wekelijks contact met de traders van de diverse leveranciers die in Nederland actief zijn.

Aan de hand van deze informatie kan in overleg worden beslist op welk moment de inkoop van elektriciteit (en aardgas) of een deel daarvan zal plaatsvinden.

grafiek 1: tariefontwikkeling voor de toekomstige elektriciteitsafname weergegeven (klik om te vergroten)

Kosten schoolbesturen
De contracten die Hellemans Consultancy voor haar klanten afsluit kennen per definitie geen vastrecht. Daarvoor in de plaats komen de deelnamekosten waardoor de volgende tarieven worden gehanteerd:

• aansluitingen kleinverbruik € 2,00 per maand (elektriciteit tot en met 3 x 80 ampère en aardgas tot 170.000 Nm3/jaar)
• aansluitingen grootverbruik € 15,00 per maand

Alle hierboven genoemde tarieven zijn exclusief btw.

Organisatie
Gezien de grootte van het huidige inkoopcollectief (ruim 8.500 aansluitingen) en het feit dat er een Europese Aanbesteding gehouden wordt, is er uitgegaan van de volgende organisatiestructuur:

Energiecommissie
De energiecommissie bestaat uit een vertegenwoordiger van elke besturenorganisatie die deelneemt aan het collectief (Besturenraad, BKO, VBS, VGS en LVGS) en de projectleider en waarnemend projectleider van Hellemans Consultancy (de heren J. van den Elshout en  A. Leenhouts). De Energiecommissie voert het toezicht uit over het gehele project en beslist over alle activiteiten die uitgevoerd moeten worden.

Contractmanagement team
Het contractmanagement team zal bestaan uit een vertegenwoordiger van de winnende leverancier(s), de analisten van Hellemans Consultancy B.V. (de heren C. Guth en A. Eersteling) en de projectleider de heer J. van den Elshout. Laatstgenoemde zal verantwoording afleggen aan de Energiecommissie.

In totaal zijn bij Hellemans Consultancy gedurende het gehele project 7 personen betrokken met als “interne” projectleider dhr. J. van den Elshout.

Uniek aan dit collectief is de website www.energievoorscholen.nl.
Deze website zorgt ervoor dat alle zaken rondom de energiecontracten voor deelnemers op één plek duidelijk en overzichtelijk terug te vinden zijn: inschrijven, mutaties doorgeven, prijsafspraken, nieuwsbrieven en contactgegevens etc.
 
Wanneer scholen willen deelnemen aan het nieuwe collectief kunnen zij dit kenbaar maken via de website. Vervolgens ontvangt de school een deelnameverklaring via de mail. Deze dient uitgeprint en ondertekend opgestuurd te worden naar Hellemans Consultancy.