Projectplan 2011-2014

Aanpak
Het nieuwe elektriciteit- en aardgascontract moeten minimaal:

• de meeste scherpe tarieven tot stand brengen waarbij een risicoprofiel wordt gehanteerd welke past binnen het algemene beleid van scholen;
• een maximale speelruimte hebben in daadwerkelijke afname. Dit zowel wat betreft volume als profiel. Voorbeelden hiervan zijn verhuizen, uitbreiden of juist afstoten van aansluitingen;
• alle wet- en regelgeving respecteren.

Rekeninghoudend met deze doelstellingen wordt uitgegaan van een aanpak waarbij een Europese Aanbesteding voor een contract voor vier jaar wordt gehanteerd. Er is gekozen voor een openbare procedure. Op zo gunstig mogelijke momenten worden de tarieven vastgelegd. De tariefstelling voor de opslagen op de handelsmarkten wordt via een elektronische veiling vastgesteld.  

Strategie
In besprekingen binnen de energiecommissie worden de uitgangspunten voor het tenderdocument en de inkoopstrategie vastgelegd. Punten van aandacht vormen onder andere: facturering, meetwaarden, betalingstermijn, aantal inkoopmomenten, flexibiliteit bij verhuizingen of uitbreidingen.
Al deze eisen en wensen worden door Hellemans Consultancy geïnventariseerd en in een later stadium verwerkt in het leveringscontract.

Voor de Europese Aanbesteding moeten tijdens de vorming van een inkoopstrategie de volgende zaken worden vastgelegd:

• selectie-eisen en selectieprotocol: noodzakelijk voor de selectie van mogelijke leveranciers;
• gunningscriteria en gunningsprotocol: noodzakelijk  voor de keuze van de aanbieding.

Hieronder volgt op enkele van deze activiteiten een korte toelichting.

Ad a) Inventariseren van verbruiksgegevens
Schoolbesturen moeten voor aansluitingen die nog niet in het collectief 2007 - 2010 deelnamen, de laatste jaarafrekening voor kleinverbruikaansluitingen en de laatste 12 nota’s voor grootverbruikaansluitingen aanleveren.

Met deze gegevens wordt de totale hoeveelheid in te kopen elektriciteit en aardgas bepaald. Deze totale hoeveelheid zal worden uitgebreid met een prognose van afname over de looptijd van de leveringsovereenkomst.

Ad b) Opstellen offerteaanvraag en leveringsovereenkomst
Er zal in basis gebruik worden gemaakt van een offerteaanvraag van Hellemans Consultancy welke speciaal voor Europese aanbestedingen in de energiemarkt is ontwikkeld en juridisch getoetst is door diverse partijen. Leveringsvoorwaarden, algemene voorwaarden en kleine lettertjes van de leverancier worden per definitie uitgesloten. De offerteaanvraag zal op maat worden gemaakt en aangevuld met de eisen en wensen zoals deze zijn geïnventariseerd in de voorbereidingsfase.

Ad c) Aankondigingen op Tender European Daily / aanbestedingskalender
Hellemans Consultancy zal gedurende de aanbestedingsprocedure als penvoerder optreden en als centraal aanspreekpunt voor gegadigden fungeren.

Ad j) Elektronisch aanbesteden en veilen
Het gehele proces van communicatie met inschrijvers (leveranciers) c.q. gegadigden zal plaatsvinden via het aanbestedingsplatform van Negometrix. De inschrijvers ontvangen daarvoor een unieke inlogcode waarmee zij alle stukken, nota van inlichtingen etc. kunnen ophalen. Via dit systeem wordt voorkomen dat een inschrijver niet of later informatie ontvangt dan de overige inschrijvers. Daarnaast kunnen inschrijvers ook hun aanbieding via het aanbestedingsplatform uploaden en wensen beantwoorden. Dit maakt dat de kans op fouten tijdens het beoordelingsproces wordt geminimaliseerd.

Hellemans Consultancy heeft een eigen account op dit aanbestedingsplatform en heeft zelf de expertise om de aanbesteding op dit platform in te richten en klaar te maken voor een veiling.

Het inkoopresultaat is mede afhankelijk van de methodiek van inkopen. Het gebruiken van een veiling heeft daarbij onze voorkeur. Wanneer daarbij een veiling wordt gebruikt die leveranciers goed kennen zoals die van Negometrix komt dit het resultaat alleen ten goede. Hellemans Consultancy heeft deze veilingtool al tientallen malen succesvol bij Europese Aanbestedingen van energie gehanteerd.

Ad n) Overdragen documentatie (Europese Aanbesteding)
Na gunning zal het proceduredossier door Hellemans Consultancy ter archivering aan alle schoolbesturen digitaal op CD-ROM worden overgedragen. Op grond van de toepasselijke EG-richtlijnen geldt een archiveringsplicht voor tenminste vijf jaren.

Tijdens het contractmanagement moeten o.a. de volgende zaken worden uitgevoerd:

• a) Implementeren inkoopstrategie
• b) Uitvoeren inkoopstrategie: volgen van tarieven energiemarkt en kopen op zo gunstig mogelijk marktmoment
• c) Evaluatie inkoopmomenten
• d) Informatiesessie

Ad b) Uitvoeren inkoopstrategie
Het volgen van de markt en klikken op zo gunstig mogelijke momenten zal uiteindelijk voor 90% het tarief voor het volgende jaar bepalen. In de afgelopen jaren hebben de tarieven van elektriciteit en aardgas de nodige pieken en dalen gehad. In grafiek 1 is de ontwikkeling van de elektriciteitstarieven voor levering in 2009 t/m 2013 weergegeven. Dit betekent dat er dus in 2010 gekeken wordt naar gunstige momenten en het totale volume in delen vastgezet kan worden voor 2011. Steeds in het jaar voorafgaand aan het leveringsjaar zijn de tarieven voor het leveringsjaar bekend. Indien de tarieven voor 2012 t/m 2014 ook gunstig zijn kunnen die ook vastgezet worden.

Een voorbeeld om dit te verduidelijken: Voor levering elektriciteit in 2009 is het verschil tussen het goedkoopste en duurste inkoopmoment € 42,00/MWh (zie grafiek 1). Voorbeeld: met het huidige collectieve volume van circa 156 GWh geeft dit een kostenverschil van ruim € 6.552.000 exclusief btw op jaarbasis.
Voor levering aardgas in 2009 is het verschil tussen het goedkoopste en duurste inkoopmoment € 0,181/m3. Voorbeeld: met het huidige collectieve volume van circa 74 miljoen m3 geeft dit een kostenverschil van ruim € 13.394.000 exclusief btw op jaarbasis.

Dit is dus het risico wat met een doordachte inkoopstrategie gemanaged moet worden.
Het verkrijgen van marktinformatie is van essentieel belang bij het definitief vaststellen van de elektriciteitstarieven. Deze informatie wordt dagelijks door Hellemans Consultancy verkregen via bronnen als Reuters, ABN-AMRO,  BP report, Energeia, Endex etc. Aan de hand van deze informatie kan in overleg worden beslist op welk moment de inkoop van elektriciteit en aardgas of een deel daarvan zal plaatsvinden.

grafiek 1: ontwikkeling van de elektriciteitstarieven voor levering in 2009 t/m 2013 (klik om te vergroten)

Kosten schoolbesturen
De contracten die Hellemans Consultancy voor haar klanten afsluit kennen per definitie geen vastrecht. Daarvoor in de plaats komen de deelnamekosten waardoor de volgende tarieven worden gehanteerd:

• aansluitingen kleinverbruik € 2,00 per maand (elektriciteit tot en met 3 x 80 ampère en aardgas tot 170.000 Nm3/jaar)
• aansluitingen grootverbruik € 15,00 per maand

Alle hierboven genoemde tarieven zijn exclusief btw.

Organisatie
Gezien de grootte van het huidige inkoopcollectief (ruim 8.500 aansluitingen) en het feit dat er een Europese Aanbesteding gehouden wordt, is er uitgegaan van de volgende organisatiestructuur:

Energiecommissie
De energiecommissie bestaat uit een vertegenwoordiger van elke besturenorganisatie die deelneemt aan het collectief (Besturenraad, BKO, VBS, VGS en LVGS) en de projectleider en waarnemend projectleider van Hellemans Consultancy (de heren J. van den Elshout en  A. Leenhouts). De Energiecommissie voert het toezicht uit over het gehele project en beslist over alle activiteiten die uitgevoerd moeten worden.

Werkgroep communicatie, inschrijving en webservice
Deze werkgroep bestaat uit vertegenwoordigers vanuit de besturenorganisaties. Vanuit Hellemans Consultancy zal mevrouw K. Michgels plaatsnemen als projectcoördinator. Daarnaast neemt in deze werkgroep de heer C. Bos plaats als beheerder en programmeur van de website. Deze werkgroep heeft als taak de communicatie naar de schoolbesturen, pers etc. uit te voeren en is verantwoordelijk voor het optimaal laten functioneren van het inschrijfproces. Tijdens de inschrijfperiode zal de heer R. van der Meer van Hellemans Consultancy als versterking worden ingezet om alle data te verwerken. Hij is tevens de back-up van mevrouw Michgels.

Werkgroep Europese Aanbesteding
Deze werkgroep bestaat uit vertegenwoordigers van deelnemende scholen (maximaal 4). Vanuit Hellemans Consultancy B.V. zal mevrouw I. de Koning plaatsnemen als aanbestedingsdeskundige en coördinator bij het gebruiken van het aanbestedingsplatform van Negometrix en het uitvoeren van de veilingen.

Contractmanagement team
Het contractmanagement team zal bestaan uit een vertegenwoordiger van de winnende leverancier(s), de analisten van Hellemans Consultancy B.V. (de heren J. van de Kuijlen en A. Eersteling) en de projectleider de heer J. van den Elshout. Laatstgenoemde zal verantwoording afleggen aan de Energiecommissie.

In totaal zijn bij Hellemans Consultancy gedurende het gehele project 7 personen betrokken met als “interne” projectleider dhr. J. van den Elshout.

Planning
In grote lijnen verloopt dit project als volgt:

• Inschrijven respectievelijk verlengen van deelname vanaf 6 april 2009 tot en met 26 juni 2009.
• Voorbereidings- en uitvoeringsfase Europese Aanbesteding 1 mei 2009 tot 31 december 2009.
• Contractmanagementfase 1 november 2009 t/m 31 december 2014.

Uniek aan dit collectief is de website www.energievoorscholen.nl.
Deze website zorgt ervoor dat alle zaken rondom de energiecontracten voor deelnemers op één plek duidelijk en overzichtelijk terug te vinden zijn: inschrijven, mutaties doorgeven, prijsafspraken, nieuwsbrieven en contactgegevens etc.
 
Wanneer scholen willen deelnemen aan het nieuwe collectief kunnen zij dit kenbaar maken via de website. Vervolgens ontvangt de school een deelnameverklaring via de mail. Deze dient uitgeprint en ondertekend opgestuurd te worden naar Hellemans Consultancy.